alt

Hóa đơn điện tử những điều cần biết

  Thứ Ba, 02/04/2019

1/ Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3, khoản 2 nghị định 119/2018/NĐ-CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 định nghĩa:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2/ Các loại hóa đơn điện tử gồm những loại nào?

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vừa được Chính phủ ban hành ngày 12/9/2018 quy định hóa đơn điện tử bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng,tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử...
Theo đó, hóa đơn điện tử bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

3/ Hóa đơn điện tử gồm những nội dung gì?

Hóa đơn điện tử bao gồm 10 nội dung chính: 

  1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

  2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

  3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
  4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
  5. Tổng số tiền thanh toán;
  6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
  7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
  8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử; 
  9. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Nội dung của hóa đơn điện tử mẫu

4/ Những đối tượng nào phải áp dụng hóa đơn điện tử?

  1. Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
    • Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
    • Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
    • Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
    • Tổ chức khác;    
    • Hộ, cá nhân kinh doanh.
  2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
  3. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
  4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn. 
     

5/ Áp dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp được những lợi ích nào?

  • Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

  • Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.
  • Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.
  • Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.
  • Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua Internet qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, thông báo cho khách hàng nhận hóa đơn trên website, qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.
  • Được cơ quan thuế phối hợp xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử xác thực.

6/ Tiêu chuẩn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

1. Điều kiện lựa chọn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn:

1.1. Về chủ thể

a) Là doanh nghiệp, tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin (hoặc ngân hàng cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động của ngân hàng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ khai thuế điện tử).

b) Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:

- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc có 05 năm hoạt động cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động của ngân hàng.

- Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức (chứng minh bằng các hợp đồng kinh tế có giá trị tối thiểu 1tỷ đồng).

- Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp với nhau hoặc giữa các tổ chức với nhau.

1.2. Về tài chính:

a) Có đủ năng lực tài chính để thiết lập hệ thống trang thiết bị kỹ thuật, tổ chức và duy trì hoạt động phù hợp với quy mô cung cấp dịch vụ.

b) Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 110/2015/TT-BTC ngày 28/7/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.

c) Có trụ sở làm việc, địa điểm đặt trang thiết bị tại Việt Nam đảm bảo an toàn phù hợp với loại hình dịch vụ cung cấp.

1.3. Về nhân sự

a) Có đội ngũ cán bộ kỹ thuật tối thiểu có 07 cán bộ trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin (chứng minh bằng bằng cấp và hợp đồng lao động).

b) Đội ngũ cán bộ kỹ thuật đảm bảo có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, bảo mật về hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, quản trị cơ sở dữ liệu, am hiểu pháp luật thuế (chứng mình bằng các vị trí đã đảm nhiệm trong các dữ án triển khai)

c) Đảm bảo có đội ngũ nhân viên kỹ thuật, thường xuyên trực 24 giờ trong ngày để duy trì hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

1.4. Về kỹ thuật

a) Thiết lập hệ thống phần mềm đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đáp ứng các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.

- Đáp ứng các yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và chuẩn kết nối do Tổng cục Thuế quy định và công bố công khai;

- Đảm bảo toàn bộ các giao dịch giữa người nộp thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ với cơ quan thuế phải được lưu trữ dưới dạng có cấu trúc và cho phép tra cứu trên ứng dụng theo thời gian tương ứng với dữ liệu hóa đơn;

- Đảm bảo toàn bộ nhật ký truy cập, thao tác trên ứng dụng và trên cơ sở dữ liệu phải được lưu trữ dưới dạng có cấu trúc và có thể tra cứu trên ứng dụng theo thời gian tương ứng với dữ liệu hóa đơn;

b) Thiết lập hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo cung cấp dịch vụ cho người nộp thuế và kết nối với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trực tuyến 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ (thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ, Tết). Thời gian dừng hệ thống để bảo trì không quá 2% tổng số giờ cung cấp dịch vụ.

- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia; có biện pháp kiểm soát giao dịch với người nộp thuế và với cơ quan thuế.

- Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; thời gian phục hồi dữ liệu tối đa 08 giờ kể từ thời điểm hệ thống gặp sự cố.

c) Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ li���u điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến.

d) Dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm phát sinh. Các thông tin này có thể được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ nêu trên.

e) Có các phương án và hệ thống dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và có các phương án xử lý tình huống bất thường, khắc phục sự cố.

2. Giao Tổng cục Thuế quy định các điều kiện và tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể cần đáp ứng để hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có thể kết nối, trao đổi thông tin được với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

7/ Hóa đơn điện tử được gửi qua hình thức nào?

  • Hóa đơn điện tử có thể gửi qua Email, SMS, Tin nhắn facebook, Zalo, gửi qua ứng dụng Smartphone
  • Tra cứu trực tiếp trên website của nhà cung cấp
  • Gửi qua cách truyền thống thông thường in ra giấy và chuyển cho khách hàng

Gửi hóa đơn điện tử qua Email, sms...

8/ Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Sau bao lâu có thể sử dụng được hóa đơn điện tử

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử bao gồm 3 bước:

  1. Chuẩn bị thông tin cần thiết để ký hợp đồng
    • Giấy phép đăng ký kinh doanh (File ảnh, pdt...)
    • Giấy chứng minh nhân dân của kế toán (File ảnh)
    • Logo của doanh nghiệp (file ảnh)
    • Chọn mẫu hóa đơn điện tử
    • Ký hợp đồng triển khai
  2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
  • Hoadondientu.vn hỗ trợ khách hàng gửi hồ sơ bản online lên cơ quan thuế
  • Nếu cơ quan thuế yêu cầu nộp bản cứng thì quý khách in ra đóng dấu và gửi cho cơ quan thuế
  • Bộ hồ sơ  đăng ký hóa đơn điện tử gồm có: 
    • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
    • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
    • Mẫu hóa đơn điện tử

3. Đăng ký sử dụng và bàn giao hệ thống hóa đơn điện tử

  • Cung cấp cho khách hàng tài khoản truy cập hệ thống phát hành hóa đơn điện tử
  • Hướng dẫn khách hàng sử dụng hệ thống qua Teamviewer, UntraViewer, hotline, Chat hoặc qua email...

9/ Thời gian áp dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/11/2020:

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Cũng từ ngày này Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

Từ ngày 01/11/2018 – ngày 31/10/2020:

- Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.

- Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải áp dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp chưa đủ điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử thì được phép sử dụng Hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010.

- Trường hợp doanh nghiệp đã đặt in; thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn in tự in hoặc đặt mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến ngày 31/10/2020 theo quy định của Nghị định 51/2010.

Trước ngày 01/11/2018:

Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.

Trường hợp đặc biệt:

Cơ sở giáo dục, y tế công lập đã sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục được sử dụng và chuyển đổi theo lộ trình của Bộ Tài chính.

10/ Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót cần xử lý thế nào?

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn) và phát hiện sai sót thì kế toán xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ - lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như sau:

Trường hợp sai thông tin khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh (Căn cứ khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC)

Trường hợp sai các thông tin: sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.

Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực hiện như sau:

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.
Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, ... thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.

Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế thực hiện như sau:

Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên mua.
Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ - lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ - lập lại hóa đơn.

Thủ tục hủy bỏ - lập hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

Lập Biên bản hủy bỏ - lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.

11/ Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn giấy

Tại Khoản 1 Điều 12 quy định về chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy:

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”.

Viết bình luận của bạn:

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM NGAY

Để nhận được các ưu đãi sớm nhất

Dùng thử miễn phí

Bạn đang cần được tư vấn ?

0915 14 6622 0981 600 618